【到着前】～遅刻すると思ったら～
まず遅刻するかも？とわかった時点で即座に連絡します。連絡は必ず電話でしましょう。
しかし、電車内でトラブルが起きた時など、どうしても電話ができなさそうな場合はメールで連絡しても問題ありません。
電話連絡のやり方
電話でお伝えするのは
- 名前
- 面接予定時刻（何時からの面接なのか）
- 謝罪
- 遅刻理由
- 到着予定時刻
- 引き続き面接をお願いできるか
以上を必ず伝えましょう。
到着予定時刻は余裕をもって確実に到着できる時間を伝えることがポイントです。
電話ではまず名前と面接時間を伝え、担当者につないでもらいましょう。
＜例＞
「お世話になっております。
本日〇時に面接のお約束をしておりました□□と申します。
（担当者）様はいらっしゃいますでしょうか？」
※担当者が決まっていれば名前を、決まっていなければ「面接のご担当者様」と言いましょう
電話に出た受付の方は面接について把握されていない場合もあります。
いきなり遅刻する旨をお伝えせず、担当者が出てからお伝えしましょう。
担当者に代わったら改めて挨拶し、名乗りましょう。
「お世話になります、〇〇と申します」
遅刻時間別の対応・例文
【ギリギリの到着/5分以下の遅刻】
もしかしたらギリギリ間に合うかもしれない、といった場合でも遅刻すればよくない印象を抱かれてしまいます。
最低でも5分前に到着できるかで連絡するかどうかを判断します。
5分前到着が不可能な場合は「遅刻の可能性がある」という連絡をしましょう。
＜例＞
「人身事故の影響で遅延が発生しており、5（10）分ほど遅れてしまいそうなので、ご連絡差し上げました。
お時間をいただいたにも関わらず申し訳ございません。
〇時に到着する予定ですが、このまま本日面接をお願いすることは可能でしょうか？」
【大幅な遅刻・到着時間不明】
交通機関のトラブルなどにより、大きく遅刻する場合や到着時刻目途がつかない場合は面接日自体が変更となる場合もあります。
特に面接時間が遅い場合は日時変更になる場合が多いです。まず相手先に連絡し、今後の対応の指示を仰ぐようにしましょう。
＜例①＞
「大雪により電車が止まってしまいまして、30分以上大幅に遅れてしまいます。
到着予定時刻が〇時となりますが、本日面接いただくことは可能でしょうか？
あるいは別日に改めてお伺いする方がよろしいでしょうか？
ご迷惑をおかけした上に大変恐縮ですが、ご対応の指示を頂けますでしょうか。」
＜例②＞
「人身事故で電車が止まってしまいました。復旧のめどが立っておらず、到着時間が読めない状況でございます。
大変申し訳ございません。わかり次第改めてご連絡差し上げますが、本日面接いただくことは可能でしょうか？
あるいは別日に改めてお伺いする方がよろしいでしょうか？
ご迷惑をおかけした上に大変恐縮ですが、ご対応の指示を頂けますでしょうか。」
メール連絡のやり方
やむを得ずメールを送る場合は、採用担当者がすぐにメールに気づかない場合もあります。
メール送信後、電話ができる状況になり次第、電話にて連絡しましょう。
メールにてすぐ返信が来た場合は電話しなくても大丈夫です。
＜例文＞
○○病院
採用担当 △△様
お世話になっております。
本日○時より面接の約束をしておりました、 □□です。
停電で電車が止まってしまい、 到着時刻が○時になってしまいそうなので、
連絡させていただきました。
電車から降りることができず、お電話を差し上げるのが難しい状況のため、
メールにてご連絡させていただきますことご容赦ください。
大変恐縮ではございますが、 本日の選考を受けさせていただくことは可能でしょうか。
お忙しい中ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ありません。
何卒ご対応の方お願い申し上げます。
（フルネーム）
（メッセージアドレス）
（電話番号）
遅刻理由別：例文
＜電車遅延＞
人身事故で電車が遅延しており、 到着時刻が○時になってしまいそうなのでご連絡差し上げました。
このまま本日面接をお願いすることは可能でしょうか？
＜渋滞（タクシーor自家用車）＞
現在御社にタクシーで向かっているのですが、渋滞にはまってしまい、約束のお時間に間に合いそうにありません。
到着時間がまだ読めず大変申し訳ないのですが、分かり次第ご連絡致します。
ご迷惑をおかけしますが、本日面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
あるいは別日に改めてお伺いする方がよろしいでしょうか。
大変恐れいりますが、ご対応の指示を頂けますと幸いでございます。
＜体調不良＞
大変申し訳ございませんが、御社に向かっている途中、貧血を起こしてしまい、
〇〇分ほど遅れてしまいそうです。自己管理がなっておらず、誠に申し訳ございません。
〇時に到着する予定ですが、このまま本日面接をお願いすることは可能でしょうか？
＜迷子＞
大変申し訳ございませんが、御社までの道に迷ってしまい、
〇〇分ほど遅れてしまいそうです。準備不足で、誠に申し訳ございません。
〇時に到着する予定ですが、このまま本日面接をお願いすることは可能でしょうか？
＜現職都合＞
大変申し訳ございませんが、事前に入っていた業務が長引いてしまい、〇〇分ほど遅れてしまいそうです。貴重なお時間をいただいている中、誠に申し訳ございません。
〇時に到着する予定ですが、このまま本日面接をお願いすることは可能でしょうか？
【そのまま面接してもらう場合】
お礼を言ったうえで、早急に向かうことを伝えます。
切るときは相手が切ってから切りますが、10秒ほど待っても相手が切らない場合
「失礼します」と言ってそっと切りましょう。
【別日になった場合】
延期の提案は自分からではなく、必ず相手にいただくようにしましょう。
ただ、相手からいつがいいのかを聞かれた場合は都合の良い日時を伝えましょう。日時が決まったらお礼を伝えて終話しましょう。
＜例文＞
「ご提案いただいた日時で問題ありません（あるいは〇月〇日、承知いたしました）。
どうぞよろしくお願いいたします。ご調整いただきまして誠にありがとうございます。
それではまた何卒よろしくお願い申し上げます。」
【面接開始時】
面接開始時に名乗る際、必ず遅れてしまったことへの謝罪と遅刻理由、お時間を頂いたことへの感謝をお伝えしましょう。
しかし、謝罪が終わりましたら気持ちを切り替えて面接に臨みましょう。
＜例＞
□□と申します。電車遅延により遅れまして大変申し訳ございませんでした。
改めてお時間いただきまして誠にありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。
【面接終了後】
御礼のメールも忘れずにしましょう。
特に日にちを変えてもらった場合は必須となります。
＜例＞
○○総合病院
人事部 △△様
先程、面接をしていただきました□□です。
本日はご多用のところ、面接のお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
電車遅延による遅刻でお日にちを変更いただきましたこと、重ねて感謝申し上げます。
△△様のお話を伺い、貴院での仕事内容についてより深く理解ができました
ご縁があった場合は、今まで培ってきた×××のスキルを生かし、貴院の事業の成長の一端を担うことができれば幸いでございます。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールさせていただきました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、貴院のますますのご発展をお祈りいたします。
---------------------
□□ □□
〒000-0000
東京都練馬区〇〇0-00-00
電話番号： 000-000-0000
メール：******@***.com
---------------------
まとめ
遅刻＝不採用というわけではありません。
やむを得ない事情の場合もありますので、その後のリカバリーが重要になります。
丁寧に謝罪をした後は引きずらず、気持ちを切り替えて対応しましょう。
